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„Wer hat an der Uhr gedreht…?“
Zeit- und Selbstmanagement 4.0

„Man kann dem Leben nicht mehr Tage geben, aber den Tagen mehr Leben“ (- Cicely Saunders)

  • Dafür habe ich jetzt keine Zeit
  • Die Zeit ist zu knapp, dieser Termin ist nicht einzuhalten
  • Noch eine Besprechung? Vergiss es! Ich habe keine Zeit!“
  • Ich habe keine Zeit, alles im Voraus zu planen oder mir alles aufzuschreiben

Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor?

Auch wenn Zeit nur ein Phänomen ist und überwiegend in unseren Köpfen existiert, so beschäftigt uns doch kaum etwas mehr. Wie können wir mehr, von diesem doch so knappen Gut erhalten, das doch im Grunde genommen immer gleich ist? Denn 24 Stunden sind 24 Stunden. Und dennoch ist Zeit relativ.
Erinnern Sie sich noch an Ihre letzte Behandlung beim Zahnarzt? Zwei äußerst schmerzhafte Minuten, die Ihnen wie Stunden vorkamen. Dagegen erschien Ihnen vermutlich der letzte zwei wöchige Urlaub wie im Flug zu vergehen.

Gerade durch die Digitalisierung wird unser Leben mit ungeheurem Tempo beschleunigt. Die Arbeitswelt von heute ist durch Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz geprägt. Wir leben in der sogenannten VUCA-Welt . Täglich treffen Anforderungen und persönliche Arbeitsleistung ungebremst aufeinander.

Für die meisten von uns bedeutet dies, dass

  • wir Tag für Tag ungeheure Mengen an Informationen erhalten,
  • von uns in immer kürzerer Zeit immer mehr verlangt wird,
  • wir oft nicht mehr wissen, was wir als Nächstes tun sollen
  • was heute vielleicht noch wichtig war, morgen schon wieder überholt ist

Der Mythos der perfekten Planung

Altbewährte Lösungen, lineares Denken oder auch das Aufrechterhalten von hierarchischen Strukturen halten dabei den heutigen Herausforderungen nicht mehr Stand. Es braucht hier u.a. agile Methoden, um unsere vorhandene Zeit effektiv zu nutzen – es braucht Zeitintelligenz! Ein schlankes, agiles Selbstmanagement, mit dem wir den Überblick über unsere Aufgaben gewährleisten, ein flexibles Zeitmanagement, das uns schnell um planen lässt und die richtigen Verhaltensprinzipien für die eigene Persönlichkeit.

Wie wohl jeder schon einmal die Erfahrung gemacht hat, lassen sich in der heutigen Digitalisierung Aufgaben über längere Zeiträume nicht mehr exakt planen. Trotz termineller Verbindlichkeiten, Zusagen, eigenem Input fallen bei Zeiträumen, die länger als 7 – 10 Tage sind, unvorhergesehene Aufgaben, Notfälle und Ausfälle an, die die sorgfältigste Planung intensiv belasten und nicht selten über den Haufen schmeißen. Zurück bleiben dabei meist Frust, Verunsicherung wenn nicht sogar Überforderung. Mit einem agilen Denken und einer agilen Haltung können wir uns von dem Mythos verabschieden eine perfekte Planung für die Zukunft kreieren zu müssen. Stattdessen können wir mit agilen Methoden das Selbstmanagement und das Zeitmanagement effizient umsetzen.

Agile Methoden für effektives Zeitmanagement

Schaffen Sie z.B. bei Ihrer Planung kleine Zeiteinheiten, sogenannte „Sprints“, die den dringenden Aufgaben gewidmet werden. Weniger dringende Aufgaben fallen erst zu einem späteren Zeitpunkt an. Diese später anfallenden Aufgaben, die sogenannten „Tasks“, ordnen sich während der Sprints wie von allein neu an, einfach dadurch, dass zwischenzeitlich neue Informationen eingehen oder neue Umstände eintreten.

Planen Sie also in zwei Schienen – zum einen den nächsten Sprint, den Sie den dringend anfallenden Aufgaben widmen. Daneben läuft eine weitere Schiene mit Aufgaben von geringerer Priorität. Diese behalten Sie im Auge, beschäftigen sich aber nicht intensiv mit ihnen, sondern aktualisieren sie zunächst, bis Sie alle erforderlichen Informationen und Voraussetzungen für die Erledigung überblicken können.

Ein weiteres Tool, welches einen den Arbeitsalltag erleichtern kann ist das Kanban-Board.

Als Kanban (japanisch kan = Signal, ban = Karte) wird die horizontale, japanische Adaption der klassischen To-Do-Liste bezeichnet. Durch Kanban lässt sich der Workflow besser planen, überwachen und steuern. Ziel eines Kanban-Boards ist es, Projektabläufe und Aufgaben zu visualisieren – in übersichtlichen Spalten mit einzelnen Einträgen, die der Reihe nach abgearbeitet werden können. Das Kanban Board eignet sich nicht nur für die persönliche Aufgabenstrukturierung, sondern vor allem auch für die Arbeit in Teams. Denn da Kanban-Boards alle Aufgaben in einem Arbeitsprozess visualisieren, sorgen sie für Transparenz. So ermöglichen sie Teams einen klaren Überblick über alle Arbeitselemente und steuern sie über die verschiedenen Phasen ihres Workflows.

Und wer kennt sie nicht, die besonderen Zeitfresser in unserem Arbeitsalltag, die in vielen Unternehmen immer noch stattfindenden stundenlangen Meetings, die meistens zu keinem Ergebnis führen und nur wertvolle Zeit kosten?
Daily Standups dagegen bezeichnen einen effektiven Austausch.
Hierbei wird das Meeting im Stehen durchgeführt. Das allein führt meist schon dazu, dass sich alle Beteiligten bemühen, das Meeting so kurz wie möglich zu halten.
Denn der Drang sich zu setzen, hält das Meeting kurz. Maximal 15 Minuten sollten für solch ein Meeting veranschlagt werden. Dadurch wird auch der Austausch deutlich effektiver. Damit die kurze Zeit gut genutzt werden kann, ist jeder Teilnehmer dazu angehalten, sich vorzubereiten und seine Informationen kurz und knackig vorzutragen. Die Kürze dieser Meetings erlaubt es wiederum diese häufiger durchzuführen, als Meetings, die im Sitzen durchgeführt werden. Statt jede Woche für zwei Stunden in einem Meeting zu sitzen, sind zwei kurze Standup-Meetings oft deutlich effektiver.

Reflektions- und Feedbackphasen

Wichtig bei all dem ist es jedoch, sich auch mal bewusst zurück zu nehmen, Pausen zu machen, Abstand zu gewinnen und dadurch eine andere, vielleicht klarerer Perspektive einzunehmen. Sich hier auch die Zeit für die Fragen zu nehmen:

  • wie geht es mir bzw. dem Team?
  • welche Werkzeuge sind praktikabel?
  • welche neuen Erfahrungen können in die nächste Arbeitsphase mitgenommen werden?

Zu erkennen, wann man diese Auszeiten braucht und das Wissen, wie man sich diese nehmen kann, gehört ebenfalls zu einem guten Selbstmanagement. Denn Kreativität und Kraft entsteht nicht im Handeln sondern aus der Ruhe heraus.
Diese sogenannten Reflektions- und Feedbackphasen sind im Zeit- und Selbstmanagement 4.0 ein essentieller Bestandteil, um schnell und flexibel Änderungen vornehmen zu können, anstatt an starren Zielen, bzw. an festgefahrenen Vorgehensweisen hin zum Ziel festzuhalten.

Letztendlich muss jedoch jeder für sich selbst, aus der Vielzahl der neuen aber auch altbekannten Zeit – und Selbstmanagementmethoden den für sich passenden Methodenmix zusammenstellen.

Gerne bin ich Ihnen dabei behilflich!

Herzlichst
Jacqueline Brenner-Just

Jacqueline Brenner-Just

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