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Tipps für virtuelle Teamarbeit

Einfach Großartig!

3 Tipps für virtuelle Teamarbeit

Vor gut drei Jahren begann Veronica Gilrane, People Analytics Manager bei Google, der Frage nachzugehen: Was macht ein erfolgreiches Remote-Team aus? Auf der Suche nach der Antwort haben die Google-Forscher zwei Jahre lang mehr als 5.000 Mitarbeiter systematisch untersucht und ihre Ergebnisse vor einem Jahr veröffentlicht.

Die Herausforderungen eines virtuellen Arbeitsplatzes kenne ich selbst nur zu gut. Unser Unternehmen wird zu 100% virtuell geführt. Unsere Mitarbeitenden verteilen sich über die ganze Republik und in der Projektarbeit mit unseren Kunden kommen stets mehr virtuelle Kontakte hinzu. Dabei sind der Auf- und Ausbau von Beziehungen zu Kollegen und Kunden, die Arbeit über verschiedene Zeitzonen, Sprachen und IT-Plattformen hinweg, Technik die selten auf Anhieb so funktioniert, wie sie funktionieren sollte – immer wieder aufs Neue eine Herausforderung, die den Erfolg virtueller Teamarbeit stark beeinflusst.

Auch die weltweit fast 100.000 Mitarbeitenden von Google stehen vor diesen Herausforderungen. Veronica Gilrane, Leiterin des People Innovation Lab (PiLab) von Google, hat der Suche nach der Antwort auf die Frage, was Remote-Teams erfolgreich macht, in einer Studie weltweit mehr als 5.000 Mitarbeiter interviewt. In dieser Studie wurden u. a. Wohlbefinden, Leistung und Verbundenheit gemessen und Empfehlungen ausgearbeitet, wie die Qualität der Zusammenarbeit in virtuellen Teams positiv beeinflusst werden kann

Nun, eine Schlussfolgerung war für mich besonders markant:

“Wir waren froh, keinen Unterschied in der Effektivität, den Leistungsbewertungen oder den Beförderungen für Einzelpersonen und Teams, deren Arbeit die Zusammenarbeit mit Kollegen auf der ganzen Welt erfordert, im Vergleich zu Googlern zu finden, die den größten Teil ihrer täglichen Arbeit mit Kollegen im selben Büro verbringen”, schreibt Veronica Gilrane in ihrem Google-Blog. “Auch die Standards für das Wohlbefinden waren in allen Bereichen einheitlich; Googler oder Teams, die virtuell arbeiten, finden Wege, um ein ausgewogenes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu erreichen, indem sie wichtigen Ritualen wie gesundem Schlaf und Bewegung ebenso Priorität einräumen wie nicht verteilten Teammitgliedern”.

Ich persönlich halte das für eine sehr gute Nachricht! Denn die virtuelle Teamarbeit hat (nicht nur in der aktuellen Corona-Krise!) das Potenzial, die Kosten eines Unternehmens erheblich zu senken, die Arbeitgeberattraktivität zu steigern und gleichzeitig die Bindung der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Aber wie so häufig klingt das einfach, ist aber nicht leicht zu realisieren! Gilrane betont besonders, dass viele der Befragten sagten, die virtuelle Arbeit mache es “schwieriger, Verbindungen zu ihren Kollegen herzustellen”. So ist es z.B. besonders anspruchsvoll, Meetings über Zeitzonen hinweg sinnvoll zu planen.

“Auch die Technologie selbst kann einschränkend sein”, betont Gilrane. “Schlechte Bildqualität und fehlerhafter, zeitversetzter Ton lassen improvisierte Gespräche, die den Teammitgliedern helfen, sich kennen zu lernen und einander zu vertrauen, als mehr Ärger machen, als sie wert sind.“

Beziehungsqualität bestimmt Ergebnisqualität

Eines ist aus meiner Erfahrung gewiss – die traditionellen Managementtechniken und -prinzipien gelten ebenso in der virtuellen Welt. Die Kunst besteht darin, sie an die Besonderheiten eines virtuellen Arbeitsplatzes anzupassen. Und das ist leichter gesagt als getan! Denn wenn Deine Führungskompetenz in der analogen Welt noch Luft nach oben hat, dann wird es für Dich in der virtuellen Welt mit Sicherheit nicht leichter…

Also was tun? Wie bewältigst Du diese Herausforderungen? Die Google-Studie kommt zu folgenden drei Schlussfolgerungen.

Beziehungsebene vor Sachebene – lernt Euch als Menschen kennen!

Mitarbeiter schätzen Führungskräfte und Kollegen, die Interesse zeigen für das, was im Leben außerhalb der Arbeit passiert. Anstatt sich also direkt auf die Agenda zu stürzen, empfiehlt Google, zu Beginn eines Meetings Zeit für einen emotionalen „Check In“ mit persönlichen Gesprächen über das Wetter, das letzte Wochenende, Hobbies u.v.a.m. einzuplanen. Small Talk is Big Talk! So werden Beziehungen aufgebaut und Verbindungen geknüpft.

Spielregeln vereinbaren und Grenzen setzen!

“Normen & Regeln drücken klar Erwartungen aus, wie ein Team zusammenarbeiten soll”, schreiben die Forscher. “Aber sie werden oft eher implizit vorausgesetzt als explizit formuliert, was Verwirrung stiftet.“
Anstatt auf Annahmen und Vermutungen zu bauen oder dem Lauf der Dinge dem Zufall zu überlassen, solltest Du zusammen mit Deinem Team klare Regeln bezüglich der folgenden Punkte kommunizieren:

  • Kommunikation (z.B. Beantwortung von E-Mails/Pings außerhalb der Geschäftszeiten, erwartete Antwortzeiten, Informationsaustausch über Zeitzonen hinweg)
  • Besprechungen (wann Teammitglieder außerhalb der Geschäftszeiten an Besprechungen teilnehmen sollten und wann nicht)
  • Zeitpläne (Feiertage, Urlaub, etc.)
  • Länge von Wortbeiträgen und Umgang mit Vielrednern
  • etc.

Und noch einmal – Je intensiver Du Deine Mitarbeitenden in die Entwicklung dieser Spielregeln einbeziehst, desto besser!

Persönliche Verbindungen fördern

Beziehungen aufzubauen und Vertrauen zu schaffen erfordert Mühe, bedeutet zeitlichen Aufwand. Dies gilt umso mehr, wenn Deine Mitarbeitenden hunderte – oder sogar tausende – von Kilometern entfernt sind.
Ich selbst habe es in der Erziehung meiner Kinder auf die bittere Weise gelernt, als es bereits fast zu spät war. Ein Familientherapeut gab mir damals folgendes mit auf den Weg: „Kinder buchstabieren Liebe Z-E-I-T!“ Und aus meiner Erfahrung als „Teamentwickler“ weiß ich, dass wir hier alle noch Luft nach oben haben!

Veronica Gilrane empfiehlt daher, zusätzlich Zeit zu investieren und auf persönlicher Ebene Kontakte zu vertiefen. “Nimm den Hörer ab oder sende eine Sofortnachricht, um Dich nach dem Stand der Dinge im Projekt zu erkundigen”, schreibt sie. Nutze Einzelgespräche, um über die Erfahrungen Deiner Mitarbeiter zu sprechen und darüber, wie Du sie besser unterstützen und einbeziehen kannst. Gib stets Feedback zu den erreichten Ergebnissen.

Doch sei Dir bewusst, dass all diese Vorschläge kein Ersatz für die persönliche Interaktion sein können. Plane und vereinbare also Gelegenheiten, das gesamte Team so oft wie möglich und nötig an einem Ort zusammenzubringen. Mach diese Treffen zu etwas Besonderem und feiere das Team für seine harte Arbeit und die erreichten Ergebnisse.

Fazit – Mind The Gap!

Unterschätze niemals Deine Rolle als Führungskraft. “Wir haben festgestellt, dass Führungskräfte, die mit gutem Beispiel vorangehen und eine zusätzliche Anstrengung unternehmen, um verteilte Teammitglieder kennen zu lernen, besonders wirkungsvoll sein können”, schreibt Veronica Gilrane.

“Wenn Du schnell sein willst, dann gehe allein. Wenn Du weit kommen willst, dann gehe im Team.“
Afrikanisches Sprichwort

Und denke daran, dass der effizienteste Weg, einen Job zu machen, nicht immer der effektivste ist. Das gilt umso mehr in der virtuellen Welt für remote geführte Teams. Nimm Dir stattdessen Zeit und investiere in die erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen, in Deine wie in die Deiner Mitarbeitenden. So beginnst Du, das wahre Potenzial der virtuellen Zusammenarbeit zu erschließen.

HansJörg Schumacher

HansJörg Schumacher
Geschäftsführer roloff & schumacher gmbh

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